Guia do Facilitador e do Secretário

O Guia do Facilitador e do Secretário descrito abaixo fornece dicas e ferramentas para facilitadores e secretários de primeira viagem e para aqueles que desejam melhorar a sua performance nas reuniões.

Preparação

Tudo fica melhor com uma boa preparação. Tire algum tempo antes das reuniões para rever este guia. 😉

Facilitador e Secretário

Se você ainda não participou ou assistiu a uma:

• Reunião de Governança, veja esta simulação (em inglês);
• Reunião Tática, veja esta gravação de uma realizada em uma startup chamada Springest (em inglês);

Se você nunca facilitou uma reunião, mas já participou de algumas, você já deve minimamente entender o funcionamento do framework e as dinâmicas das reuniões. Se você tiver pouco tempo, e…

• …for a sua primeira Reunião de Governança, leia o Artigo III: Processo de Governança (20 min);
• …for a sua primeira Reunião Tática, leia o Artigo IV: Processo Operacional (10 min);

Caso você tenha mais tempo para se preparar, é recomendado que você leia ou revise toda a Constituição. Ela é um pouco complicada e tem muitas regras, portanto estude quantas vezes for necessário para compreender com profundidade todos mecanismos. Se você tem anotações sobre pontos a melhorar na sua atuação como secretário ou facilitador, também é interessante que você os revise antes de começar.

Secretário

Como o secretário é responsável por interpretar a Constituição e a Governança mediante solicitação, você deve conhecer todos os detalhes da Governança do seu círculo. Tire um tempo para estudar os propósitos, responsabilidades e domínios dos papéis, bem como as políticas aplicadas aos domínios do círculo.

Itens de Checklist

Para você ter certeza que está cumprindo com as responsabilidades do facilitador e/ou secretário, acrescente estes itens ao seu checklist da Reunião Tática:

• Facilitador:
  • Reuniões do círculo facilitadas? (relativo à responsabilidade “Facilitar as reuniões do Círculo requeridas constitucionalmente”)
  • Registros dos subcírculos auditados? (relativo à responsabilidades “Auditar as reuniões e registros dos Subcírculos conforme necessário e declarar um Colapso de Processo ao descobrir um padrão de comportamento que está em conflito com as regras da Constituição”)
• Secretário:
  • Reuniões agendadas e todos avisados? (relativo à responsabilidade “Agendar as reuniões requeridas pelo Círculo e notificar todos os Membros Principais do Círculo dos horários e locais agendados”)
  • Saídas das últimas reuniões capturadas e publicadas? (relativo à responsabilidade“Capturar e publicar as saídas das reuniões exigidas, e manter uma visualização compilada da Governança atual do Círculo, itens de checklist e métricas”)

Confira o Anexo A que contém a descrição dos Papéis Principais.

Facilitando as primeiras reuniões de um círculo inexperiente

Quando você está facilitando uma reunião de um círculo inexperiente, é especialmente importante que você:

• Deixe claro a etapa atual do processo. Indicações visuais, como uma apresentação de slides, ajudam a situar os participantes a manter o foco na etapa atual da reunião, seja ela tática ou de governança.
• Explique a finalidade de cada etapa. Um bom facilitador explica e reforça a finalidade de cada etapa das reuniões. Claro, conforme o círculo ganha experiência, você vai resumindo a sua explicação até ela ficar bem reduzida. Você não quer matar os participantes de tédio repetindo sempre a mesma coisa.
• Esclareça quem pode falar. Além de falar do propósito, é interessante você lembrar quais são as pessoas que podem e devem falar em cada etapa do processo. Por exemplo, na etapa “Apresentar Proposta” da Reunião de Governança, somente o Proponente deve falar, a não ser que ele solicite ajuda do grupo para construir a proposta. O esclarecimento de quem pode falar evita muitas interrupções do facilitador na reunião, portanto não economize.
• Afirme que você vai cortar as pessoas quando necessário. No início da reunião, deixe claro qual é o estilo de facilitação de uma reunião da Holacracia. Isto é importante por dois motivos: primeiro, você se sente mais à vontade para interromper bruscamente alguém. Segundo, você configura uma expectativa e evita possíveis desentendimentos com os participantes caso uma, interrupção seja necessária. Afinal de contas, você avisou.

Dicas para uma boa Reunião de Governança

Durante a Reunião de Governança, é muito importante que os participantes tenham visibilidade ou acesso à descrição da tensão e da proposta. Isto evita interrupções do tipo “não enxergo o texto da proposta” ou “qual é mesmo a tensão?”. É uma boa prática que o secretário registre e mantenha visível essas informações. O mesmo fale para a rodada de objeções. Capture elas em algum local onde os participantes possam enxergá-las, para que então o facilitador possa testá-las. Às vezes a rodada de objeções ou a validação de uma em especial demora um pouco, o que pode fazer com que as pessoas fiquem confusas ou se esqueçam da objeção sendo validada (ou até da proposta/tensão original).

Como facilitador, esteja sempre preparado para realizar o Processo Integrativo de Eleições, já que elas podem ser solicitadas por qualquer participante a qualquer momento. Tenha post-its e canetas para as cédulas e nomeações.

Dicas para uma boa Reunião Tática

Para muitos facilitadores, a Reunião Tática é mais difícil de conduzir. Ao contrário da Reunião de Governança, a Tática não tem um processo tão rigoroso descrito na Constituição. Ela também costuma gerar mais discussão, pois ela aborda o trabalho do dia a dia.

A etapa mais crítica é a “Triagem de Problemas”. O facilitador deve ser muito rígido e objetivo durante esta etapa, sempre direcionando as perguntas para o dono do item da agenda. É uma boa prática ler o item da agenda a ser processado, como “problemas atendimento”, e perguntar diretamente ao dono: “O que você precisa?”. Provavelmente ações serão solicitadas a outros papéis e é nesse momento que o secretário as captura. Para finalizar, o facilitador pergunta ao dono do item: “Você obteve o que precisava?”, e então move para o próximo item da agenda.

Dicas para o facilitador em algumas situações peculiares nas Reuniões Táticas:

• A discussão parece cansativa e infinita. Nesse caso, você pode perguntar para todos: “Quais são as próximas ações necessárias?”. Se ainda não resolver, volte a atenção para o dono do item da agenda e pergunte: “Então, o que você precisa?”. Se ainda não der certo, descarte o item da agenda e vá para o próximo.
• As pessoas estão buscando consenso ou consentimento. Na Holacracia nós evitamos situações de consenso, pois definimos claras barreiras de autoridade nos domínios dos papéis. Se isso acontecer, o facilitador pode perguntar: “Qual papel tem a autoridade para decidir isso?”. Se não houver resposta, use: “Precisamos esclarecer esta autoridade na Governança?”. Se for o caso, peça para que o dono do item da agenda traga uma proposta na próxima Reunião de Governança.
• Líderes são referenciados pelo nome. Em um círculo que está iniciando, é comum que os antigos líderes tenham assumido papéis como o Elo Principal, mas ainda reterem alguns poderes e responsabilidades que não foram esclarecidos na Governança. Neste caso, as pessoas ou o dono do item da agenda pode solicitar uma ação para a pessoa, ao invés do papel (visto que não está claro qual é o papel que tem a autoridade/responsabilidade). É importante que o facilitador pergunte: “Que papel você está engajando nesta ação?”. Se ele disser o nome de um papel que não tenha a autoridade para decidir o que está sendo pedido, o facilitador pode aceitar a ação, mas deve recomendar que isto seja resolvido via Governança.
• Um padrão de comportamento ou solicitação se repete em diversas Reuniões Táticas. Se há algum padrão de ações que se repetem em diversas Reuniões Táticas, o facilitador pode perguntar: “Isto é um padrão que deveríamos endereçar na Reunião de Governança?”.
• Alguém está tentando estabelecer uma nova expectativa. Se ao solicitarem ações, os participantes dissessem coisas como “eu esperava que você fizesse isso”, “você deveria fazer isso” ou simplesmente parecer que há uma expectativa na mesa, o facilitador pode perguntar: “Você está tentando estabelecer uma expectativa?” ou “Isto é uma expectativa em cima de um papel?”. Novamente, redirecione para a Governança caso positivo.

A Triagem de Problemas precisa ser extremamente objetiva. Certo dia, um membro do círculo que estava participando pela primeira vez de uma Reunião Tática disse que se sentiu no “Drive Thru do McDonald’s”. Mas precisa ser muito mais rápido que isso! 😉

Sombra do Facilitador (Shadow)

Convide um facilitador mais experiente para participar da reunião em silêncio, apenas observando a sua facilitação. Peça para ele fazer anotações sobre a sua condução. Depois da reunião, conversem sobre os pontos a melhorar e faça anotações para a sua a próxima reunião.

Observações Finais

Esperamos que você tenha gostado deste guia. Sabemos também que muitos de vocês devem ter mais dicas, então não hesitem em escrevê-las nos comentários abaixo para integrarmos ao guia.