Uma prática consagrada no mundo organizacional é você sempre se comprometer com uma data quando alguém solicita algo. É comum os gestores/líderes/diretores pedirem uma ação para alguém e perguntarem: “quando você consegue me entregar isso?”. E então você pensa, oferece uma data aleatória e está tudo bem.
De acordo com o Brian Robertson neste artigo, o racional por trás do “o que e quando” é estabelecer um contrato social entre as duas partes e criar uma ilusão de controle sobre o futuro. Se você não cumprir a ação no prazo especificado, quem solicitou passa a confiar menos em você. Se você conseguiu, a confiança aumenta. A intenção por trás do “o que e quando” é legítima: você se apropria conscientemente dos seus compromissos.
Acontece que existe uma grande desvantagem nesta abordagem. O compromisso consciente vem acompanhado de uma priorização inconsciente, pois você normalmente não consulta a sua lista de prioridades antes de aceitar um “e quando”. Talvez a ação que você aceitou não seja a mais importante na sua lista. Você também não cria mais horas na sua agenda ao aceitá-la para a data, portanto uma das duas opções abaixo vai se concretizar, caso não haja tempo suficiente:
- Você vai trabalhar mais horas para satisfazer o contrato social, ou;
- Você vai renegociar o prazo ou não entregar na data prometida, o que reduz a confiança.
Que droga, né? Pois é. 🙁 Em um mundo em que o trabalho é tão incerto que mal conseguimos estabelecer um planejamento diário e cumpri-lo, a prática de sempre oferecer um “o que e quando” não é nada saudável.
A alternativa: organização e transparência
Se você praticar o método GTD (Getting Things Done) e tiver o hábito incessante de capturar as “tralhas” e pendências, você passará uma impressão aos seus colegas de que você é responsável, organizado e que se importa com as solicitações que estão sendo feitas. Outro fator chave é a transparência. Ao aceitar uma ação, você pode imediatamente priorizá-la na sua lista e mostrar a quem solicitou qual a prioridade que você deu (o que vem antes e o que vem depois). Mantendo o solicitante atualizado com relação ao progresso da ação ou projeto e sendo transparente com a prioridade dada, tende a aumentar ainda mais a confiança.
Sim, muitas vezes nos comprometemos com datas perante os nossos clientes. Mas será que o mesmo conselho não pode ser aplicado? Faça uma experiência: ao invés de fornecer uma estimativa ou data aleatória que é uma mentira e que você vai ter que renegociar, envolva o cliente mais no processo, fornecendo atualizações constantes sobre o progresso. E na medida do possível, busque tornar “o que e quando” a exceção, não a regra! 🙂