Gettings Things Done e Holacracia

Se você já leu o Guia do Facilitador e do Secretário, participou ou facilitou uma Reunião Tática, você deve ter se deparado com a pergunta: “qual a próxima ação?“. Esta pergunta é originária do método GTD, que influenciou fortemente o Brian Robertson na criação da Holacracia, e o qual vamos abordar hoje neste post. Após a leitura, você será capaz de entender a relação entre o Getting Things Done e a Holacracia, bem como melhorar a sua organização e potencializar a autogestão na sua empresa. Vamos lá? 😉

Getting Things Done (A arte de fazer acontecer) é uma metodologia de organização pessoal na qual você atende a duas orientações básicas:

  1. Capturar todas as coisas que precisam ser feitas (hoje, algum dia, mais tarde, grandes, pequenas, …) em um sistema lógico e confiável fora da sua cabeça;
  2. Disciplinar você mesmo para tomar decisões frente a todos esses “inputs” de forma que você tenha sempre um plano de próximas ações.

Este método tem como objetivo aumentar a produtividade e reduzir o estresse, permitindo que você foque a sua atenção exclusivamente no que você de fato está fazendo. Isto é possível porque todas as outras coisas importantes que você não está fazendo estão localizadas no tal sistema confiável que você vai consultar no momento adequado. Esse é o estado que o autor se refere como “mente como água”. 😀

Lindo, né? Mas o que isso tem a ver com a Holacracia? Vamos entender o sistema um pouco mais a fundo antes de falar sobre isso!

As 5 etapas

O sistema GTD é composto por 5 etapas distintas: capturar, esclarecer, organizar, revisar e fazer.diagrama-do-fluxo-de-trabalho

A etapa de captura constitui no hábito incessante de registrar todas as pendências da sua vida, pessoais e profissionais. Sabe aquele vazamento no banheiro que você sempre diz “deixa pra amanhã” ou orçamento da área que você não fez e eventualmente é cobrado por alguém? Estas pendências são “tralhas” que atrapalham a sua concentração e precisam ser capturadas e gerenciadas imediatamente. Quando você se compromete em executar uma ação no trabalho, você deve também registrá-la no seu sistema (uma agenda, um caderno, um software de gerenciamento de tarefas). Esta é a etapa de captura.

Uma vez que a tralha é capturada, você deve esclarecê-la e organizá-la. Primeiro, você deve entender se a tralha exige ação ou não. Caso não exija ação, ela deve ir para algumas das listas a seguir:

  • Lixo: Se não é algo relevante, não relute em descartar a tralha.
  • Referência / Incubação: Pode ser algo que não exige uma ação, mas que não deve ser descartado. Talvez um artigo sobre perguntas inteligentes para entrevistas que você gostaria de guardar para uma consulta futura.
  • Algum dia / Talvez: Algum colega sugeriu que você praticasse Yoga. Você não pode fazer agora, mas acha que é uma ideia interessante a ser considerada no futuro. Então você acrescenta à lista “Algum dia / Talvez”.

Caso a tralha exija alguma ação, você deve entender se é uma ação única, ou uma sequência delas (um projeto). Se a ação levar menos de 2 minutos, você deve executá-la imediatamente, para evitar o desperdício de tempo com o gerenciamento de algo tão pequeno. Você também pode delegar a ação para alguém, caso você não seja a melhor pessoa para executá-la. Finalmente, você pode adiar a ação para um momento futuro, colocando-a em uma das listas a seguir:

  • Próximas ações: Ações a serem executadas assim que você puder.
  • Calendário: Ações que precisam acontecer antes ou em uma determinada data. Atenção: você não deve colocar as coisas que você pretende fazer em uma data no calendário, somente as ações que de fato têm uma data limite. Esta é uma das grandes diferenças entre as metodologias de gerenciamento de tempo mais tradicionais e o GTD. 😉

O sistema não funciona se você não revisá-lo regularmente. A última etapa do fluxo exige que você reflita constantemente sobre as listas, para então determinar a ação que você deve se engajar no momento.

  • Calendário: Você deve revisar o calendário com uma frequência maior, a fim de não perder nenhum compromisso ou ação importante. Aqui residem aquelas que você não pode deixar de fazer.
  • Próximas ações: Quando você estiver “livre”, deverá consultar as próximas ações já esclarecidas e se engajar nelas.
  • Projetos: Ocasionalmente você vai se deparar com a sua lista de projetos para entender como movê-los para frente. Neste momento, você deve fazer a pergunta: “qual a próxima ação”? Esta pergunta ajuda você na identificação da próxima ação física, tangível e pequena que irá mover o projeto para mais perto do seu resultado final. Não entendeu? Vamos a um exemplo:

Projeto: Vazamento da pia do banheiro consertado.

Qual a próxima ação? Humm…. Consertar vazamento? Na realidade não, pois não sei se tenho a fita para vedar o cano. Então a próxima ação é verificar se possuo a fita para vedar o cano. A ação que você deve registrar é a próxima ação física, tangível e pequena, como dito anteriormente. Isso evita a paralisia da análise, já que quando você for se engajar na ação, você não vai olhar para o longíquo resultado a ser alcançado no projeto, mas para a próxima coisa fácil e pequena que você deve fazer. Um dos grandes diferenciais do GTD é separar os momentos em que você vai fazer alguma ação (olhando para a lista de próximas ações, que requer foco na execução e no curto prazo) e revisar o seu sistema (gerando próximas ações para os projetos, que requer pensamento criativo e foco no longo prazo). Assim que você determinar a ação, acrescente-a a sua lista de próximas ações.

Ficou mais claro a proximidade com a Holacracia? As palavras projetos próximas ações são familiares? 🙂

O GTD nas Reuniões Táticas da Holacracia

Como foi dito no início do post, se você pratica Holacracia, você deve ter se deparado com a pergunta: “qual a próxima ação?“.

Esta pergunta instiga a objetividade nas reuniões – tão importante na Holacracia – e volta o foco para quem trouxe a tensão em primeira instância, evitando que a conversa se torne uma discussão prolongada sem resolução. Desta forma, também colocamos a responsabilidade em quem trouxe o problema de resolvê-lo ou ao menos engajar outras pessoas neste processo para achar um caminho.

O pragmatismo do método GTD e as 5 etapas do fluxo descritas anteriormente estão fortemente contidas na Constituição e nos processos da Holacracia. Durante a Reunião Tática, o secretário captura ações e as distribui no final da reunião. Também há uma etapa de triagem de problemas, onde tensões são trazidas, processadas e esclarecidas na forma de ações ou projetos. Os projetos são revisados na etapa de atualizações de progresso, onde os participantes compartilham o que mudou desde o último encontro.

O GTD potencializa autogestão

Você deve ter reparado que nas Reuniões Táticas não existe um momento para revisar se as ações da última reunião foram executadas. A Holacracia, por contemplar a autogestão, pressupõe uma grande responsabilidade de organização pessoal. Ao final de uma Reunião Tática, preciso ter certeza de que as ações foram devidamente capturadas nos sistemas de organização de cada membro do círculo e que elas serão endereçadas algum dia.

Se você quer elevar o nível da sua empresa a outro patamar de autogestão, tente introduzir o GTD. Comece praticando você mesmo, dando o exemplo de captura incessante e compartilhando a metodologia com os colegas. A organização pessoal reforça a confiança, que é a base das organizações responsivas e da Holacracia.

Fique à vontade de comentar abaixo sobre outros pontos que você vê de relação entre a Holacracia e o GTD! 😉

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